«Wir müssen etwas mit KI machen.»
Dieser Satz dürfte derzeit in ziemlich vielen Sitzungszimmern fallen. Danach kommen die Fragen: Welche Prozesse eignen sich? Wo bringt es wirklich etwas? Welche Software brauchen wir? Wer kümmert sich darum? Und wie passt das alles zu unseren bestehenden Systemen?
Aus dem Wunsch, effizienter zu arbeiten, wird schnell ein ziemlich grosses Vorhaben. Mit Konzept, Evaluation und einer Arbeitsgruppe, die zuerst einen Termin finden muss.
Dabei gibt es einen Einstieg, der weniger spektakulär klingt, aber sehr praktisch ist: dort anfangen, wo im Alltag ständig ein paar Minuten verloren gehen.
Beim Suchen. Beim Formulieren. Beim Vergleichen. Beim Versuch, aus einem langen E-Mail-Verlauf herauszufinden, was jetzt eigentlich beschlossen wurde.
Ich nutze die folgenden zehn KI-Helfer selbst und spare damit insgesamt etliche Stunden pro Woche. Das ist meine persönliche Erfahrung, kein allgemeines Produktivitätsversprechen. Aber sie zeigt: Man muss nicht zuerst ein ganzes Unternehmen umbauen, damit KI nützlich wird.
1. Einen Sparringpartner jederzeit griffbereit haben
Manchmal braucht es jemanden, mit dem man einen Gedanken durchspielen kann. Eine Idee für ein Angebot, die Vorbereitung auf ein Kundengespräch oder eine Frage, bei der man gedanklich feststeckt.
Dafür nutze ich gerne die Voice-Funktion der KI. Ich spreche meine Überlegungen aus, lasse mir Rückfragen stellen und entwickle den Gedanken im Gespräch weiter.
Besonders hilfreich wird es, wenn ich ausdrücklich um Widerspruch bitte: «Was übersehe ich? Warum könnte das scheitern? Was würde ein skeptischer Kunde dazu sagen?»
So wird aus einer vagen Idee schneller ein brauchbarer Ansatz. Und der Sparringpartner hat auch dann Zeit, wenn gerade niemand im Büro verfügbar ist.
2. Webseiten befragen statt nur durchscrollen
Mit einer geeigneten KI-Seitenleiste im Browser kann ich Fragen zu einer geöffneten Webseite stellen, sofern das Werkzeug deren Inhalt lesen kann.
Was bietet dieses Unternehmen konkret an? Wie unterscheiden sich die Produkte? Was bedeutet dieser Fachbegriff? Welche Informationen fehlen mir für eine Entscheidung?
Gerade bei langen oder technischen Seiten hilft das, schneller zum Wesentlichen zu kommen. Ich kann nachhaken und mir komplizierte Inhalte verständlicher erklären lassen.
Die Auswahl der Erweiterung gehört allerdings bewusst getroffen. Anbieter und Zugriffsrechte sollten zum Einsatz im Unternehmen passen.
3. Ein Problem einfach zeigen
Eine Fehlermeldung erscheint. Oder eine Software zeigt ein Fenster mit zwölf Optionen, von denen mindestens neun rätselhaft sind.
Statt das Problem umständlich zu beschreiben, mache ich einen Screenshot und frage die KI: «Was bedeutet das? Was sollte ich als Erstes prüfen?»
Das spart oft die Suche nach den richtigen Begriffen. Die KI sieht, worauf ich mich beziehe, und kann mir eine erste Orientierung geben.
Natürlich ist nicht jeder Lösungsvorschlag richtig. Aber schon eine verständliche Erklärung hilft häufig weiter. Bei Änderungen mit grösseren Folgen prüfe ich genauer nach.
4. Aus ungeordneten Gedanken einen brauchbaren Entwurf machen
Nach einem Kundengespräch sind die wichtigen Punkte meist noch im Kopf. Sie stehen nur noch nicht in der richtigen Reihenfolge.
Ich gebe der KI meine Notizen oder schildere kurz, was besprochen wurde. Daraus lasse ich eine strukturierte Besuchsnotiz, eine Aufgabenliste oder einen Entwurf für die Nachfassmail erstellen.
Dabei muss meine Eingabe noch nicht druckreif sein. Ich kann mitten im Gedanken anfangen, etwas ergänzen und mich korrigieren. Die KI hilft beim Ordnen.
Vor dem Versand kontrolliere ich Namen, Termine und Zusagen. Aus meinen Notizen soll ein klarer Text werden, kein erweitertes Leistungsversprechen.
5. Lange E-Mail-Verläufe auf den Punkt bringen
Zwölf Antworten, mehrere Weiterleitungen und irgendwo dazwischen die entscheidende Zusage. Wer nach ein paar Tagen wieder in einen solchen Vorgang einsteigt, liest oft mehrmals dieselben Informationen.
Hier hilft eine gezielte Zusammenfassung: Was wurde vereinbart? Welche Fragen sind offen? Wer wartet auf wen? Was muss ich als Nächstes tun?
Das ist nützlicher als eine Kurzfassung, die einfach die ganze Unterhaltung nochmals erzählt.
Gerade bei Übergaben oder nach einer Unterbrechung spart das Zeit. Vertrauliche Inhalte gehören dabei selbstverständlich nur in eine dafür freigegebene KI-Umgebung.
6. Offerten vergleichbar machen
Angebote sind selten so aufgebaut, dass man sie bequem nebeneinanderlegen kann. Bei einem Anbieter ist eine Leistung inklusive, beim anderen optional. Eine Lieferfrist ist klar genannt, die nächste muss man suchen.
Die KI kann solche Dokumente gegenüberstellen und Unterschiede bei Leistungen, Preisen, Fristen und Ausschlüssen herausarbeiten.
Meine Lieblingsfrage danach lautet: «Welche Rückfragen sollte ich stellen, bevor ich entscheide?»
So bekomme ich eine bessere Grundlage für die Beurteilung. Die wichtigen Zahlen und Bedingungen prüfe ich im Original. Die KI übernimmt die Vorarbeit, die Entscheidung treffe ich selbst.
7. Ein Whiteboard in eine Aufgabenliste verwandeln
Die Besprechung war produktiv. Das Whiteboard ist voll. Nun muss nur noch jemand alles dokumentieren.
Ein Foto kann dafür bereits der Ausgangspunkt sein. Die KI überträgt die lesbaren Inhalte in eine strukturierte Liste: Aufgaben, Verantwortliche, Termine und offene Punkte.
Was nicht erkennbar ist oder nicht festgehalten wurde, soll ausdrücklich offenbleiben. Auch eine sehr leistungsfähige KI kann nicht wissen, wer mit «kümmert sich noch darum» gemeint war.
Das Team prüft die Liste kurz gemeinsam. Die Abschreibarbeit ist damit zumindest deutlich kleiner geworden.
8. Einen kritischen Gegenleser dazuholen
KI kann Texte schreiben. Mindestens genauso interessant finde ich, dass sie meine eigenen Texte hinterfragen kann.
Ist diese Kundenmail verständlich? Fehlt im Projektbriefing etwas? Könnte eine Formulierung in der Offerte missverstanden werden?
Statt «Mach das schöner» frage ich lieber: «Lies das aus Sicht des Empfängers. Welche drei Fragen bleiben unbeantwortet?»
Das bringt häufig mehr als ein sprachlich glattpolierter Text. Denn eine vermiedene Rückfragerunde spart auf beiden Seiten Zeit.
9. Excel die Aufgabe in Alltagssprache erklären
Ich weiss, was ich aus einer Tabelle herausfinden möchte. Ich weiss nur nicht immer, welche Funktion dafür zuständig ist.
Also beschreibe ich das Ziel: Umsätze pro Kunde zusammenzählen, doppelte Einträge finden oder zwei Listen vergleichen.
Die KI kann passende Formeln vorschlagen, erklären und bei der Auswertung helfen. Dafür braucht sie die richtige Tabellenstruktur und Informationen zur verwendeten Excel-Version.
Ich teste das Ergebnis zunächst an wenigen nachvollziehbaren Zeilen. Eine Formel, die überzeugend falsch rechnet, ist schliesslich keine Arbeitserleichterung.
10. Mit einer Anleitung sprechen
Die gesuchte Information steht im Handbuch. Irgendwo. Wahrscheinlich unter einer Überschrift, auf die ich selbst nie gekommen wäre.
Statt lange zu suchen, kann ich ein geeignetes Dokument bereitstellen und konkrete Fragen stellen: Welche Schritte brauche ich? Welche Voraussetzungen gelten? Wo steht die betreffende Information?
Besonders hilfreich sind Antworten mit Verweisen auf die Originalstellen. Damit lässt sich schnell prüfen, ob die Erklärung tatsächlich zur Anleitung passt.
Für diesen Einstieg braucht es keine umfassende Wissensplattform. Schon ein einzelnes, aktuelles Dokument kann nützlich sein.
Der zusätzliche Gewinn liegt in der Arbeitsweise
Diese Helfer entfalten ihren Nutzen nicht nur durch ihre Funktionen. Sie verändern auch, wie ich arbeite.
Ein Beispiel ist die Eingabe selbst. Neben meinem Monitor steht inzwischen ein gutes Mikrofon. Mit Wispr Flow erledige ich praktisch jede Texteingabe per Stimme: E-Mails, Notizen, Suchanfragen und Arbeitsaufträge an die KI.
Ich spreche schneller, als ich schreibe, und kann meine Gedanken dabei besser formulieren. Meine persönliche Schätzung ist, dass mir diese Umstellung allein wohl eine Stunde pro Tag spart. Gemessen habe ich das nicht, aber der Unterschied ist für mich deutlich spürbar.
Das funktioniert besonders gut im Homeoffice. Ein Grossraumbüro mit zwanzig gleichzeitig diktierenden Menschen hätte vermutlich den Geräuschpegel einer sehr engagierten Telefonzentrale.
Trotzdem steckt darin eine grössere Veränderung: Über Jahrzehnte haben wir gelernt, unsere Absichten in Klicks, Menüs und Tastatureingaben zu übersetzen. Jetzt können wir immer häufiger direkt sagen, was wir erreichen möchten.
Haben Maus und Tastatur damit nach rund sechs Jahrzehnten ausgedient? Als alleinige Hauptzugänge zum Computer verlieren sie jedenfalls ihre Selbstverständlichkeit. Für präzise Bearbeitungen bleiben sie nützlich. Aber bei vielen Aufgaben wandert die eigentliche Arbeit vom Tippen und Klicken zum Beschreiben, Nachfragen und Beurteilen.
Der KI muss man nicht beim Arbeiten zuschauen
Eine zweite Gewohnheit lässt sich ebenfalls ändern: das Warten.
Wir geben der KI einen Auftrag und beobachten dann, wie die Antwort entsteht. Zeile für Zeile. Als würde sie schneller fertig, wenn wir konzentriert genug auf den Bildschirm schauen.
Bei mir laufen manchmal drei oder vier unabhängige Arbeitsaufträge parallel. Ich diktiere dem ersten Assistenten einen Auftrag. Während dieser recherchiert oder einen Entwurf schreibt, beschäftige ich mich bereits an anderer Stelle mit der nächsten Aufgabe.
Danach kehre ich zum Ergebnis zurück, prüfe es und steuere bei Bedarf nach.
Multitasking bekommt damit für mich eine neue Dimension. Ich muss nicht gleichzeitig über vier Dinge nachdenken. Ich kann meine Aufmerksamkeit nacheinander einsetzen, während mehrere Aufträge im Hintergrund bearbeitet werden.
Das funktioniert dort, wo die Aufgaben unabhängig voneinander sind. Und es braucht Übersicht: Vier ungeprüfte Antworten sind noch keine vier erledigten Aufgaben.
Eine kleine Aufgabe ist ein guter Anfang
Mein Vorschlag für Unternehmen ist deshalb einfach: Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, die Zeit kostet oder nervt. Probieren Sie eine Woche lang aus, ob KI dabei hilft.
Verwenden Sie ein freigegebenes Werkzeug und geeignete Daten. Prüfen Sie die Ergebnisse. Und betrachten Sie den gesamten Aufwand inklusive Kontrolle und Nacharbeit.
Wenn es funktioniert, zeigen Sie die Anwendung einer Kollegin oder einem Kollegen. So entsteht aus einem persönlichen Versuch eine gemeinsame Arbeitsgewohnheit.
Grössere Automatisierungen können später folgen. Die Erfahrungen aus den kleinen Anwendungen helfen sogar dabei: Man merkt, welche Aufgaben sich eignen, welche Informationen fehlen und wo menschliche Beurteilung unverzichtbar bleibt.
Bei mir entsteht der Zeitgewinn aus vielen solchen Momenten. Weniger suchen. Weniger abschreiben. Schneller einen Entwurf haben. Klarere Fragen stellen. Und während die KI arbeitet, selbst schon weiterkommen.
Für den ersten Schritt braucht es deshalb oft keine Antwort auf die Frage, wie das ganze Unternehmen mit KI funktionieren soll.
Es reicht eine sehr konkrete: Welche kleine Aufgabe könnte morgen schon einfacher gehen?
