--- title: "Vom Excel zum eigenen CRM: Wann sich Individualsoftware lohnt" url: https://www.webgearing.com/vom-excel-zum-eigenen-crm-wann-sich-individualsoftware-lohnt/ description: "5 Fragen, die Sie vor der Auftragsvergabe für ein eigenes CRM oder Tool klären müssen. Mit Rechenbeispielen und ehrlicher Empfehlung für KMU." site: "webgearing ag" site_url: https://www.webgearing.com/ date: 2026-05-18 author: "Thomas Probst" categories: - "Aktuell" - "KMU" - "Webdesign" image: https://www.webgearing.com/wp-content/uploads/2026/05/ChatGPT-Image-18.-Mai-2026-10_01_22-topaz-standard-v2-1x-1.jpg schema_type: "Organization" schema_name: "webgearing ag" schema_url: "https://www.webgearing.com/" schema_telephone: "+41326212112" schema_email: "info@webgearing.com" schema_address: "Zuchwilerstrasse 21, 4500 Solothurn, CH" schema_author: "Thomas Probst" schema_datePublished: "2026-05-18T08:02:05+00:00" schema_dateModified: "2026-05-18T08:07:41+00:00" breadcrumbs: "webgearing ag > Aktuell > Vom Excel zum eigenen CRM: Wann sich Individualsoftware lohnt" schema_modified: "2026-05-18" schema_org_name: "webgearing ag" schema_org_url: "https://www.webgearing.com/" schema_org_phone: "+41326212112" schema_org_address: "Zuchwilerstrasse 21, 4500, Solothurn, CH" schema_published: "2026-05-18" schema_breadcrumb: "webgearing ag › Aktuell › Vom Excel zum eigenen CRM: Wann sich Individualsoftware lohnt" --- # Vom Excel zum eigenen CRM: Wann sich Individualsoftware lohnt **Sie kennen das:** Das Excel mit den Kunden wird länger. Jemand vergisst, eine Spalte zu kopieren. Zwei Versionen kursieren parallel. Beim nächsten Mitarbeiterwechsel ist das halbe Wissen weg. Und dann steht die Frage im Raum: Brauchen wir endlich ein eigenes Tool? Ein CRM? Eine kleine Webanwendung, die genau das tut, was wir täglich machen — und sonst nichts? Die Antwort darauf ist nicht «*Ja, immer*» und auch nicht «*Nein, Standard reicht*». Sie ist: Es kommt darauf an. Und zwar auf fünf Fragen, die Sie sich ehrlich beantworten müssen, bevor Sie einen Franken in eine eigene Software stecken. ## Frage 1: Wiederholt sich der Prozess wirklich? Individualsoftware lohnt sich nur für Prozesse, die mindestens wöchentlich, idealerweise täglich laufen. Ein Beispiel: Eine Treuhand-Firma macht jeden Montag dieselben acht Schritte beim Anlegen einer neuen Mandant-Akte. Adressen aus dem Handelsregister holen, Zefix-Auszug speichern, Begrüssungsbrief generieren, Rechnung anlegen, Ordner-Struktur erstellen. Das ist ein wiederkehrender Prozess. Hier rechnet sich Automatisierung. Ein Gegenbeispiel: Eine Bauunternehmung will eine eigene Software für die Ausschreibungsbearbeitung, weil jede Ausschreibung anders ist und vom Projektleiter individuell beurteilt wird. Hier hilft keine Software. Hier hilft eine Checkliste. Die Faustregel: Wenn Sie beschreiben können «Schritt 1, dann 2, dann 3 — immer gleich», dann ist es ein Kandidat. Wenn Sie sagen «Das hängt davon ab» — wahrscheinlich nicht. ## Frage 2: Wie viele Stunden pro Woche kostet er manuell? Hier wird gerechnet. Nicht geschätzt. Nehmen Sie sich eine Woche und messen Sie. Wie lange braucht das Team aktuell für den Prozess? Nicht «gefühlt eine Stunde», sondern Stoppuhr. Eine grobe Hausnummer: Lohnt sich eine eigene kleine Software ab fünf gesparten Stunden pro Woche. Bei einem Stundensatz von CHF 80 sind das CHF 400 pro Woche, also rund CHF 20’000 pro Jahr. Wenn die Entwicklung CHF 15’000 kostet, ist die Amortisation in unter einem Jahr erreicht. Wenn die Entwicklung CHF 60’000 kostet, brauchen Sie drei Jahre — und in der Zwischenzeit hat sich der Prozess wahrscheinlich verändert. Wichtig: Rechnen Sie nicht nur die Lizenzkosten von SaaS-Alternativen. Rechnen Sie die echten Lebenszykluskosten. Gryps.ch hat in einer Marktübersicht gezeigt ([https://www.gryps.ch/produkte/crm-system-27/kosten/](https://www.gryps.ch/produkte/crm-system-27/kosten/)), dass Lizenzkosten oft nur etwa 20 Prozent der gesamten CRM-Kosten ausmachen. Setup, Schulung, Integrationen und laufende Anpassungen sind der grössere Brocken. ## Frage 3: Hat das Team die Disziplin, neue Software zu nutzen? Das ist die unangenehme Frage. Und die mit Abstand wichtigste. Eine eigene Software ist nur so gut wie die Daten, die hineingepflegt werden. Wenn das Team die Excel-Liste seit drei Jahren halb gefüllt führt — wird das mit der neuen Software nicht besser. Es wird schlechter, weil die neue Software erst mal teurer war als nichts. Bevor Sie investieren, klären Sie: - Gibt es eine Person, die in den ersten drei Monaten täglich nachhakt, ob alle Einträge gemacht werden? - Wird die Software-Nutzung Teil der Quartalsziele? - Werden Mitarbeitende, die sie nicht nutzen, daran gemessen? Wenn dreimal Nein, sparen Sie sich die Investition. Eine eigene Software löst kein Disziplinproblem. Sie zeigt es nur deutlicher. ## Frage 4: Wie verändert sich der Prozess in 12 Monaten? Hier liegt der versteckte Wertverlust vieler Individualprojekte. Wenn Sie heute eine Software für den Verkaufsprozess bauen lassen — aber in sechs Monaten ein KI-Telefonassistent dazu kommt, der Anfragen vorqualifiziert, dann passt die Software danach nicht mehr ganz. Wenn Sie zudem in einem Jahr ein Online-Buchungstool einführen, passt sie noch weniger. Die Frage ist also nicht «*Was brauchen wir heute?*», sondern «*Welche Bausteine sind in zwei Jahren ziemlich sicher noch dieselben — und welche werden sich ändern?*» Tipp: Bauen Sie zuerst nur den Teil, der absehbar stabil bleibt. Den volatilen Rest erst dann, wenn er sich beruhigt hat. Lieber zwei kleine Releases als ein grosses, das nach einem Jahr halb veraltet ist. Das ist auch der Grund, warum wir Projekte heute fast nie als ein einziges Wasserfall-Bauwerk angehen. Sondern in Modulen, die einzeln Wert liefern. ## Frage 5: Ist die Datengrundlage sauber? Eine eigene Software, die sich an unsaubere Daten anbinden muss, ist eine teure Beleidigung. Bevor Sie ein eigenes CRM bauen lassen, prüfen Sie: Sind Ihre Kundenadressen aktuell? Sind Telefonnummern einheitlich formatiert? Gibt es Dubletten? Steht «Müller AG» mal mit, mal ohne Rechtsform? Wir hatten kürzlich ein Projekt, bei dem die Adressdatenbank zu 35 Prozent veraltet war. Bevor die neue Software überhaupt starten konnte, mussten zwei Wochen in die Datenbereinigung. Das hat niemand budgetiert. Es wurde teurer als geplant — nicht wegen der Software, sondern wegen der Daten. Die Reihenfolge ist also: Erst Daten aufräumen. Dann entscheiden, ob eine eigene Software überhaupt nötig ist. Erst dann bauen. ## Zwei Beispiele, wo es sich lohnt — und eins, wo nicht Lohnt sich: Eine Schweizer Immobilienverwaltung mit 1’200 Liegenschaften hatte einen monatlichen Heizkostenabrechnungs-Prozess in Excel. 40 Stunden pro Monat, ein Mitarbeiter, drei verschiedene Tabellen. Eine kleine eigene Web-Anwendung mit Datenimport aus dem Buchhaltungssystem, Plausibilisierung und automatischem Versand: rund CHF 25’000 Setup. Heute: noch vier Stunden pro Monat. Amortisation in unter einem Jahr. Lohnt sich: Ein Handwerksbetrieb mit drei Standorten hatte keinen Überblick über Materialbestände. Lieferengpässe, Mehrkäufe, Überbestände. Eine kleine eigene Lager-App mit Barcode-Scan und automatischer Bestellaufgabe: CHF 18’000. Spart heute geschätzt drei Bestellungen pro Monat, die früher zu spät kamen — und damit Pönalen. Der eigentliche Nutzen lässt sich gar nicht in Stunden messen. Lohnt sich nicht: Eine Marketing-Agentur wollte eine eigene Projektmanagement-Software bauen, weil ihnen Trello, Asana und Monday «zu viele Features» hatten. Wir haben abgeraten. Begründung: Der Prozess war nicht einzigartig, das Team hatte keine Disziplin im Tool-Einsatz, und die Anforderungen änderten sich quartalsweise. Stattdessen: eine schlanke Konfiguration in einem Standard-Tool — und ein Workshop dazu, wie das Team es konsequent nutzt. Ergebnis nach sechs Monaten: deutlich besser als ein Eigenbau es je gewesen wäre. ## Was sich gerade verändert Eine wichtige Beobachtung zum Schluss. Die Entwicklung kleiner Individualsoftware ist heute deutlich günstiger als noch vor zwei Jahren. Tools wie Lovable ([https://lovable.dev/](https://lovable.dev/)), Bolt oder Cursor haben die Stundenbasis halbiert oder mehr. Was früher CHF 60’000 gekostet hat, ist heute oft für CHF 18’000 bis 25’000 machbar — wenn klar beschrieben ist, was die Software können soll. Das verschiebt die Wirtschaftlichkeitsrechnung nach unten. Ein Prozess, der vor zwei Jahren keine eigene Software gerechtfertigt hat, kann heute sehr wohl einer sein. Auch der Markt für Schweizer Anbieter hat sich verändert. TYTOS rechnet vor ([https://tytos.ch/blog/beste-crm-software-schweiz-2026-vergleich](https://tytos.ch/blog/beste-crm-software-schweiz-2026-vergleich)), dass ein typisches Custom CRM ab CHF 8’000 einmalig bereits günstiger ist als drei Jahre Salesforce-Lizenzen für 10 Personen (CHF 27’000+). Das war vor wenigen Jahren undenkbar. Wer also vor zwei Jahren «Standard reicht» entschieden hat, sollte die Rechnung jetzt nochmal machen. Möglich, dass sie heute anders ausfällt. ## Die einfache Entscheidungshilfe Beantworten Sie die fünf Fragen schriftlich. Wenn vier von fünf mit Ja beantwortet sind, lohnt sich eine ernsthafte Evaluation. Wenn nur zwei oder drei: lassen Sie es. Oder klären Sie zuerst die offenen Punkte. Wir machen das mit Kunden oft in einem zweistündigen Workshop. Am Ende steht eine klare Antwort: ja, nein, oder «noch nicht — erst diese drei Voraussetzungen schaffen». ## FAQ ### Ab welchem Volumen lohnt sich eine eigene Software? **Faustregel:** Ab fünf gesparten Stunden pro Woche bei einem Prozess, der mindestens wöchentlich läuft. Bei kleineren Volumina lohnt sich meist die Konfiguration eines Standard-Tools. ### Wie lange dauert die Entwicklung einer kleinen Web-Anwendung? Mit modernen Tools heute meist vier bis acht Wochen für eine erste produktive Version. Vor zwei Jahren waren es noch drei bis sechs Monate. ### Was kostet die laufende Wartung? Rechnen Sie mit etwa 15 bis 20 Prozent der initialen Entwicklungskosten pro Jahr für Updates, Hosting und kleinere Anpassungen. ### Wem gehört die Software am Ende? Bei einer richtig vereinbarten Auftragsentwicklung gehört der Quellcode dem Auftraggeber. Achten Sie darauf, dass das vertraglich klar geregelt ist. ### Was passiert, wenn die Entwickler-Agentur die Geschäftstätigkeit einstellt? Wenn der Quellcode bei Ihnen liegt und in einem dokumentierten Standard-Stack geschrieben ist, kann eine andere Agentur ihn übernehmen. Das ist der zentrale Unterschied zu proprietären Plattformen. Wenn Sie eine Idee für eine eigene Software haben und prüfen wollen, ob sie sich lohnt: Wir machen das mit Ihnen in einem strukturierten Workshop. Keine Verkaufspräsentation, sondern eine ehrliche Einschätzung. [Mehr zum Thema Individualentwicklung](https://www.webgearing.com/services/entwicklung/individualentwicklung/)