Checkliste für den Webseitenrelaunch: Die Vorbereitung.

Wer noch nie eine Webseite re-launched hat, unterschätzt die tatsächlichen Dimensionen eines solchen Projekts oft. Ein erfolgreiches Webseitenprojekt besteht aus vielen einzelnen Arbeitsschritten, die es zu beachten und zu planen gilt - sowohl zeitlich als auch in Bezug auf die Kosten. 

Der erste Schritt eines Webseitenprojekts beginnt dabei schon lange vor dem eigentlichen Relaunch, vor Design oder Programmierung. Er beinhaltet die wichtigen Vor-Überlegungen zum Projekt, die interne Planung und die Suche nach dem oder den geeigneten Partner(n).  

1. Die Entscheidung: Optimierung oder Relaunch der Webseite?

Auch wenn es hier um den Relaunch geht: Eine Webseite muss nicht immer komplett neu gemacht werden. Wenn Ihre Webseite technisch nicht veraltet ist, kann es sich unter Umständen auch lohnen, ihr Design, ihre Struktur und Inhalte zu aktualisieren und zu optimieren.
Wenn jedoch sehr viele Anpassungen nötig sind, spricht das Kosten-Nutzen-Verhältnis dann oft doch dafür, ganz neu anzufangen. 

Für die Entscheidungsfindung beantworten Sie sich diese Fragen:

• Warum wollen Sie eine neue Webseite?
• Gibt es konkrete Probleme mit der Performance der Webseite? 
• Ist Ihre Webseite technisch veraltet?
• Ist Ihre Webseite schwierig zu pflegen?
• Erfüllt die Webseite ihre Aufgabe nicht oder nicht mehr?
• Hat sich Ihr Unternehmen, Ihr Angebot verändert?
• Haben sich Ihre Zielgruppen verändert?
• Kann die Webseite sinnvoll optimiert werden oder sollte sie von Grund auf neu aufgegleist werden?

2. Planung: der interne Kickoff.

Die interne Planungsbesprechung dient der Verifizierung der Entscheidung: soll eine neue Webseite gemacht werden? Welche Gründe sprechen dafür? 
Ausserdem dient er dem Zusammentragen aller Wünsche und Anforderungen an die neue Webseite sowie der Definition eines realistischen Zeitplans für die Fertigstellung. 

Um das Projekt breit abzustützen und wirklich alle Anforderungen zu berücksichtigen, sollten am internen Kickoff möglichst alle beteiligt werden, die in irgendeiner Form mit der Webseite zu tun haben: das kann je nach Unternehmenskonstellation die Geschäftsleitung sein, aber auch nur die Verantwortlichen der Marketingabteilung, Teilnehmer aus der Verkaufsabteilung und aus dem Kundendienst, evtl. auch ausgewählte Kunden oder Partner. 

Das eigentliche Projektteam für die Webseite sollte danach für grösstmögliche Effizienz jedoch möglichst "schlank" bleiben. 

Im internen Kickoff sollte besprochen werden: 

Projekt

• Welche Aufgaben des Webseiten-Relaunchs sollen/können intern übernommen werden?
• Welche Aufgaben müssen extern vergeben, offeriert, budgetiert, koordiniert und kontrolliert werden? Hier geht es um Aufgaben wie Konzeption, Projektmanagement, Erstellung und Redaktion von Inhalten in Bild und Text, Übersetzungen, Suchmaschinenoptimierung, etc.
• Wer ist Teil des Webseiten-Projektteams und wer ist für welche Aufgaben oder Meilensteine verantwortlich?
• Wer übernimmt die Projektleitung und koordiniert, kommuniziert, kontrolliert nach innen und nach aussen? Welche Entscheidungs- und Einforderungsbefugnisse hat die Projektleiterin? 
• Wie verlaufen die Entscheidungswege? Wer muss bei welchem Projektschritt gefragt werden, wie viel Zeit muss für die Freigaben eingeplant werden?
• Welches Budget steht zur Verfügung?

Zeitplanung

• Wann soll die Webseite aufgeschaltet werden?
• Was sind die Meilensteine?
• Steht der Aufschaltungstermin in Verbindung oder Konflikt mit anderen wichtigen Terminen wie Grossprojekten, Messen, Ferienzeiten, etc.? 

Ergebnis

• Welche Anforderungen und Wünsche haben die Teilnehmer an die neue Webseite punkto Design, Funktionen, Inhalte, etc.?
• Gibt es Best Practice Beispiele aus der Branche? 
• Was soll von der bestehenden Webseite übernommen werden, was soll ganz neu gemacht werden
• Soll die neue Webseite im gleichen CMS erstellt werden, an das sich alle gewöhnt haben? Oder muss es ein einfacheres oder ein komplexeres System sein? 

3. Die Suche nach dem richtigen Partner: Briefing und Offerten

Alle Anforderungen an die neue Webseite (CMS, Design, Struktur, Funktionen, etc.) und an das Projekt (Zeitplanung, extern zu vergebende Arbeiten) sollten in einem Briefing zusammengestellt werden, das an passende Agenturen verschickt werden kann. 

Beziehen Sie nicht zu viele Agenturen in Ihre Suche ein, drei bis fünf sollten genügen. Für eine gute Webseite muss es nicht die berühmteste, grösste oder teuerste Agentur sein. Es muss aber auch nicht die kleine lokale Agentur um die Ecke sein.

Bitten Sie die Agenturen, sich in Struktur, Inhalt und Terminologie ihrer Offerte auf Ihr Briefing zu beziehen, damit Sie die verschiedenen Offerten einfacher miteinander vergleichen können. 

Wenn Sie die Offerten dann vergleichen, achten Sie natürlich auf den Preis, aber bitte auch auf Faktoren wie Kompetenzen, Referenzen und andere Aspekte. 

Denken Sie auch an Faktoren wie:

• Bekommen Sie einen einzigen verantwortlichen Ansprechpartner für alle Fragen?
• Ist die ständige Erreichbarkeit sichergestellt, auch in Krankheits- oder Ferienzeiten?
• Hat die Agentur Erfahrung und Referenzen in Ihrer Branche?
• Hat die Agentur eigenes Knowhow in allen geforderten Aufgabenbereichen oder entsprechende spezialisierte Netzwerkpartner?
• Welche Zusatzleistungen werden geboten, z.B. Hosting, Wartung & Support etc.?

4. Verifîzierung: Kickoff mit der Agentur

Wenn Sie sich für einen Partner entschieden haben, kommt die Projektbesprechung mit der Agentur. Dieses Kickoff hat drei Ziele: 

• Verifizierung aller Anforderungen:
  Gehen Sie alle Anforderungen an Webseite und Projektumsetzung mit der Agentur durch, damit alle Details angesprochen und gegenseitige Erwartungen geklärt werden können. Ausserdem kann die Agentur dabei alternative oder ergänzende Möglichkeiten für die Webseite aufzeigen. 
  
  
• Verifizierung des Budgets:
  Wenn das Projekt so wie besprochen umgesetzt wird, muss die schon vorliegende Offerte angepasst oder kann sie als verbindlich betrachtet werden? Was ist, wenn sich während des Projekts Änderungen ergeben – wie wird sichergestellt, dass das Budget eingehalten oder eine Erweiterung rechtzeitig besprochen wird?
  
  
• Verifizierung des Zeitplans und der Ansprechpartner:
  Kann das Projekt zum geplanten Zeitpunkt fertiggestellt werden oder muss der Zeitplan angepasst werden? Was sind die wichtigen Meilensteine für die Agentur?
  Wer ist Projektleiter in der Agentur, wer sind Ihre Ansprechpartner? 

Und dann kann es losgehen! In folgenden Beiträgen werden wir auf die weiteren Phasen und Aspekte eines Webseitenprojekts eingehen:

- Programmierung
- Design
- Content
- Übersetzungen
- SEO
- etc.